Parduodami produktą ar paslaugą, būdami pardavėju ar pirkėju, sudarote susitarimą pakeisti prekes ir paslaugas į pinigus ir dėl to įvykdyti visą finansinę operaciją. Ši sutartis paprastai sudaroma raštu arba gali būti sudaroma ir žodžiu, o operacijos sąlygos surašomos ir įrašomos į kvitą bei sąskaitą faktūrą. Abu šie dokumentai yra pirminiai finansinės operacijos dokumentai. Abiejų dokumentų tikslas yra įrašyti apskaitos operacijas, kad būtų galima atsiskaityti už gavimą ir sumokėti.
Kvitas
Kvitas yra dokumentas, patvirtinantis, kad pirkėjas sumokėjo už pardavimą. Daugeliu atvejų prekių gavimas laikomas prekės nuosavybės įrodymu produkto pirkėjui. Kvite nurodoma išsami informacija apie prekes ir paslaugas, pvz., Jų kaina, mokesčio rinkliava, leidžiama nuolaida, kreditai ir mokėjimo būdas. Pvz., Pirkdami benziną savo transporto priemonei degalinėje, iš pardavėjo gaunate kvitą, kuriame pateikiama išsami pardavėjo kontaktinė informacija, tačiau su pirkėju susijusi informacija yra ribota arba neįtraukta į tą dokumentą..
Sąskaita
Kita vertus, sąskaita faktūra yra laikoma dokumento dalimi su prašymu sumokėti. Tai taip pat žinoma kaip sąskaita už produktų ar paslaugų pardavimą. Šį dokumentą paprastai parengia pardavėjas arba pardavėjas, kuris tiekia prekes ir paslaugas klientui. Pardavėjas nurodo paslaugų ar gaminių, kuriuos jos pateikė ant to popieriaus lapo, skaičių, taip pat pardavimo kainą, mokesčių rinkliavą, siūlomą nuolaidą ir bendrą grynąją kainą. Be to, į sąskaitą faktūrą taip pat įtraukiama kita informacija, tokia kaip sąskaitos faktūros numeris, prekes parduodančio asmens vardas, pavardė, klientams siūlomos specialios pardavimo programos ir kredito informacija..
Pavyzdžiui, pirkdami kreditą, galbūt pastebėjote, kad daugelyje sąskaitų faktūrų nurodoma, kad jei klientas sumokės per 10 dienų nuo prekės įsigijimo, bus siūloma speciali nuolaida, o mokėjimas už prekę ar paslaugas galima pagaminti per 20, o kai kuriais atvejais - per 30 dienų nuo pardavimo. Sąskaitoje faktūroje taip pat minima pardavėjo kontaktinė informacija, įskaitant vardą, telefono numerį, adresą, fakso numerį arba el. Pašto adresą. Be šios informacijos sąskaitoje faktūroje taip pat nurodomi pirkėjo kontaktiniai duomenys ir pardavimo laikas. Tačiau įsitikinkite, kad nepainiojate sąskaitos faktūros su pirkimo užsakymu (paprastai vadinamu PO), kuris yra pirkėjo rašytinis dokumentas pardavėjui, kuriame patvirtinamos mokėjimo sąlygos kartu su prekių pristatymu ar išsiuntimu..
Šių dokumentų gavėjai ir išdavėjai
Kvitų gavėjas yra klientas arba klientas, kuris atlieka mokėjimą ir dėl to gauna dokumentą (kvitą) patvirtinti, kad mokėjimas atliktas.
Kita vertus, sąskaitas faktūras dažniausiai išrašo prekių ir paslaugų teikėjas, pavyzdžiui, gydytojas išrašo sąskaitą pacientui už suteiktas paslaugas, o padavėjas išrašo žmonėms sąskaitą (paprastai vadinamą sąskaita). kurie pietauja restorane.
Sąskaitos faktūros ir gavimo tikslas
Kai pardavėjas turi pateikti pirkėjo prašymą sumokėti, jis sukuria sąskaitą faktūrą. Sąskaitos faktūros stebi pardavimus, sudaro sąlygas sklandžiai pristatyti prekes ir paslaugas, taip pat padeda įmonės vadovybei geriau kontroliuoti atsargas. Tai yra labai naudingas pirminio dokumento valdymas, nes jis taip pat seka numatomas pajamas ateityje, padeda palaikyti gerus profesinius santykius su klientu, siūlydamas jiems specialias sąlygas, tokias kaip išankstinio mokėjimo nuolaidos ar ilgesnis mokėjimo laikotarpis. Kita vertus, klientai kvitus naudoja kaip pirminį dokumentą, kad parodytų, kad sumokėjo už tam tikras prekes ir paslaugas, ypač jei prekės yra nekokybiškos ar paslaugos nebuvo suteiktos..