Kaip sandoris įrašomas į bendrąjį knygą (GL), priklauso nuo sandorio pobūdžio. Mokėtinos sąskaitos (AP) įrašomas į AP antrinį žurnalą, kai patvirtinama sąskaita už operacijas, kai įmonė privalo sumokėti pardavėjams pinigus už pirkimo paslaugas ar prekes. Iš kitos pusės, Gautinos sąskaitos (AR) registruoja visus pinigus, kuriuos įmonė yra skolinga dėl jų prekių ar paslaugų pardavimo. Bendrovėje
Mokėtinos sumos apskaitomos patvirtinus sąskaitą faktūrą apmokėjimui. Daugelis kompanijų naudoja „pareigų atskyrimą“, t. Y. Rūpinasi, kad nė vienas darbuotojas negalėtų patvirtinti išmokos vien tam, kad užkirstų kelią pasisavinimui..
Daugeliui įmonių gautinos sąskaitos yra sąskaitos faktūros, kuri pristatoma klientui, sugeneravimas. Tuomet klientas privalo sumokėti sąskaitą per mokėjimo terminus, paprastai per 30 dienų.
Apyvartinis kapitalas (WC) parodo verslo veiklos likvidumą. Grynasis apyvartinis kapitalas yra skirtumas tarp trumpalaikio turto ir trumpalaikių įsipareigojimų. Svarbu, kad įmonės turėtų gerą, teigiamą grynąjį apyvartinį kapitalą. Tai pasiekiama, be kitų metodų, protingai tvarkant mokėtinas ir gautinas sumas.
Gautinos sumos yra analizuojamos pagal vidutinį dienų, per kurias reikia sumokėti mokėjimą, skaičių (vadinamą pardavimų neapmokėtomis dienomis arba DSO), o mokėtinos sumos yra analizuojamos pagal vidutinį dienų skaičių, per kurį reikia sumokėti sąskaitą faktūrą (neapmokėtų dienų ar DPO)..
kur COGS yra parduotų prekių savikaina, o COGS / day yra dienos pirkimų vidurkis.
Mažiau nei 45 dienų DSO paprastai laikomas sveiku.
Apyvartinis kapitalas gali būti padidintas sumažinant DSO arba padidinant DAP, t. Y. Greičiau surenkant mokėjimą iš klientų ir atidedant mokėjimą pardavėjams. Tačiau visada yra verslo kompromisas, nes atidėtas mokėjimas pardavėjams gali sugadinti įmonės reputaciją ir taip pat gali būti prarastos išankstinio mokėjimo nuolaidos. Panašiai klientai gali labiau norėti siūlyti verslą, jei įmonė nėra per griežta, kad laiku mokėtų.
Gautinos sumos gali būti naudojamos kaip įkaitas gaunant paskolą. Jie taip pat gali būti parduodami kapitalo rinkose.