Skirtumas tarp darbo suskirstymo struktūros (WBS) ir išteklių suskirstymo struktūros (RBS)

Darbo suskirstymo struktūra yra svarbus bet kurio projekto rezultatas. Per WBS projekto vadovas gali suskirstyti darbus, kuriuos komanda turi atlikti, suskirstyti į mažus skyrius, kuriuos galima lengvai valdyti, o RBS yra svarbi projekto valdymo efektyvumo dalis. Per RBS projekto vadovas gali hierarchine tvarka sudaryti išteklių, reikalingų tam tikrai užduočiai atlikti, sąrašą..

Kuo RBS skiriasi nuo WBS

WBS yra vizualus visos atliekamo darbo apimties vaizdas, suskirstytas į mažesnius segmentus, kuriuos supranta kiekvienas projekto komandos narys. Taip yra todėl, kad kiekviename iš baigimo lygių yra apibrėžimai ir išsami informacija apie tą etapą. Atvirkščiai, RBS galima suskirstyti į geografinius arba organizacinius išteklius. Kai kurios kitos priemonės, reikalingos tinkamam ir efektyviam RBS, apima išteklių vertinimą, išteklių kalendorių ir veiklos sąrašus.

Priežastis yra ta, kad kai valdote bet kurį projektą, norėdami užbaigti projektą, turėsite dirbti su skirtingais projekto komponentais ir projekto ištekliais. Puikus pavyzdys yra jūsų projekto komandos nariai.

Privalote įsitikinti, kad jie yra produktyvūs ir strategiškai pasirengę viso projekto, kurį vykdote, metu.

Jei ketinate sugalvoti efektyvią WBS, toliau pateikiamos kelios svarbios gairės, kurios padės tai pamatyti:

• Projektas / galutinis rezultatas visada yra aukščiausiame lygyje
• Jūs ne visada turite apibrėžti visus elementus tame pačiame lygyje
• Darbo grupės neturėtų trukti ilgiau kaip 10 dienų
• Kiekviena darbo grupė turi būti nepriklausoma
• Visoje struktūroje darbo grupės neturėtų dubliuotis

Čia pateiktas paprastas WBS segmento namo statybai vaizdas:

Namo statyba

                                              Fondas                     Vidinis išorė

Pabaiga                         24% 45% 30%

Biudžetas                               50 000 USD, 86 000 USD, 72 000 USD

Tai rodo skirtingas įgyvendintinas projekto dalis ir suteikia daugiau informacijos apie joms reikalingą biudžetą ir įvykdymo lygį.

Taigi WBS yra konkretaus projekto žemėlapis / brėžinys. Pagrindinis projektas yra pagrindinis, pateikiamas WBS, ir iš ten jis yra suskirstytas į mažesnes pogrupius, kiekviename iš jų aprašoma, kaip jie bus pristatyti..

Kita vertus, kalbėdami apie RBS, turite žinoti, kad ji veikia naudodama kai kuriuos svarbius įrankius. Projektų vadovams nurodoma įdarbinti arba vykdyti veiksmingą RBS naudojant šias priemones. Tai yra šie:

• Veiklos sąrašas

Tai yra visų veiklų, kurios yra svarbiausios baigiant projektą, sąrašas. Projekto vadovui nereikia tik sąrašo, jie taip pat turi gauti kuo daugiau informacijos apie šiuos sąrašus. Ši informacija taip pat apims išteklius, kuriuos naudoja išvardyta veikla.

• Išteklių įvertinimas

Kad kiekviena veikla būtų vykdoma produktyviai, efektyviai ir, svarbiausia, ekonomiškai, projekto vadovas turi įvertinti reikalingų išteklių apimtį, tipą ir įvairovę..

Jei šie įvertinimai yra neteisingi, gali būti neįmanoma pasiekti projekto tikslų arba apskritai projektas gali žlugti.

• Išteklių kalendorius

Išteklių kalendorius yra apie išteklių prieinamumą laikui bėgant. Projekto vadovui reikės visų išteklių, reikalingų projektui užbaigti, sąrašo.

Šie ištekliai taip pat turi būti išvardyti atsižvelgiant į jų ilgalaikį prieinamumą. Ši informacija yra svarbi projekto vadovui norint išsiaiškinti, ar reikalingi ištekliai bus prieinami tam tikru metu, todėl projektas nesibaigia.

Šiuo metu RBS tampa vis svarbesnė, kai projektų valdymo programinė įranga įtraukia ją į savo struktūrą. Jei naudojate kokią nors projekto valdymo programą, galite prisijungti ir patikrinti reikalingų išteklių prieinamumą, o dar svarbiau - kaip jie klasifikuojami.

Paprastai tai padeda organizacijai ta prasme, kad projektų vadovai gali pamatyti daug informacijos iš paprastos duomenų bazės apie visus naudojamus išteklius..

WBS svarba prieš RBS fokusavimą

Yra keli pagrindiniai privalumai, kuriuos projekto vadovas ir projekto komanda gali gauti iš WBS, išskyrus tai, kad reikia organizuoti ir apibrėžti darbą, reikalingą projektui įgyvendinti. Per WBS lengviau paskirstyti biudžetą iš viršutinių struktūros pakopų. Kai tai bus padaryta, kiekvieno departamento biudžetai gali būti susisteminti remiantis paskirstymu WBS.

Išlaidų ir laiko sąmatos paprastai pateikiamos kiekvienoje WBS skyriuje. Tai padarius lengviau apskaičiuoti viso projekto grafiką ir atitinkamą biudžetą.

Naudojant WBS taip pat lengviau sekti atskirų projekto sektorių efektyvumą. Projekto vadovas turi geras galimybes pasakyti projekto vykdymo kainą, nustatyti problemines sritis ir, svarbiausia, svarbiausias organizacinio projekto problemas. RBS, atvirkščiai, svarbiausia yra hierarchinis išteklių sąrašas. Turite išvardyti visus išteklius, nesvarbu, ar jie yra reikšmingi, ar net jei jie jums atrodo nereikalingi. Kiekvienam projekto lygiui reikės tam tikro skaičiaus išteklių. Jie turi būti išvardyti atsižvelgiant į jų svarbą kiekvienam lygiui ir pagaliau užbaigiant visą projektą.

Išvardyti ištekliai tada yra padalijami į mažesnes kategorijas pagal išteklius, kurie jie yra, kad projekto vadovui būtų lengviau klasifikuoti. Klasifikacija bus vykdoma toliau į skirtingus pogrupius, kol kiekviena išteklių rūšis bus sugrupuota į vienus subjektus, kuriuos lengviau identifikuoti ir valdyti.

WBS pranašumai, palyginti su RBS

Vienas iš WBS pranašumų yra tas, kad jis padeda projekto vadovui nustatyti bet kokią galimą riziką, kurią gali sukelti projektas. Jei yra kokia nors projekto šaka, kuri nebuvo aiškiai apibrėžta, ji tampa rizikos sritimi, į kurią reikia atkreipti dėmesį. Manoma, kad tokią riziką galima tinkamai atsekti, o projektas bus atidžiai peržiūrimas.

Jei atrodo, kad projektas atsilieka nuo grafiko, projekto vadovui lengviau kreiptis į WBS ir identifikuoti problemas keliančias sritis bei priimti tinkamą sprendimą pakeisti situaciją. Priešingai, tiesioginė RBS nauda, ​​ypač skirstant išteklius į pogrupius, yra palengvinti valdymo centrų darbą. Priežiūra tampa daug lengvesnė ir proceso metu sutaupoma daug laiko.

Prižiūrėtojai gali sekti kiekvieną išteklių grupę, tęsdami projektą. Lengviau paspartinti tam tikrus projekto lygius, nepasikliaujant kitais, paskirstant reikiamus išteklius jų įgyvendinimui. Todėl kai kuriuos projektus galima lengvai baigti iki nustatyto termino, ypač jei skirtingi projekto lygiai nėra baigti.

Turėdamas gerą RBS planą, vadovybė taip pat gali gerai susidaryti vaizdą apie bendrą išteklių, kuriuos gali naudoti kiekviena iš dalyvaujančių komandų, skaičių. Be turimų išteklių supratimo, jie taip pat sugeba valdyti, kaip bus naudojami ištekliai.

Palyginus aukščiau pateiktą informaciją, patartina spalvas priskirti skirtingiems WBS sub-pristatymo elementams. Tai svarbu norint gauti viso projekto eigos pažangą. Tai taip pat leis lengviau atkreipti vadovybės dėmesį į užbaigtas ir silpnas projekto sritis.

Tinkamai naudojant WBS, tai yra geras būdas padidinti prie projekto dirbančių komandų produktyvumą ir laiku pamatyti projektą. Projekto vadovas sugeba nustatyti reikiamus įgūdžius, kad galėtų laiku įvykdyti projektą, bet kai reikia RBS, turime suprasti jo tipus. Įprastinis RBS tipas yra organizacinis RBS. Jau sukurtos hierarchinės organizacinės sistemos paprastai padeda sukurti šią RBS. Organizacijos RBS ištekliai paprastai paskirstomi atsižvelgiant į kiekvieno organizacinio skyriaus ir darbo grupės poreikius. Tai yra kategorijos, kurias iš tikrųjų apibrėžė ir nustatė organizacija.

Geografinė RBS daugeliu atvejų yra netradicinė. Pagrindinis geografinės RBS rūpestis yra aptariamų išteklių paskirstymas ir (arba) vieta ir tai, kaip jie paskirstomi skirtingose ​​vietose, atsižvelgiant į organizacijos poreikius.

Santrauka

Apibendrinant galima pasakyti, kad tiek WBS, tiek RBS yra labai svarbūs sėkmingai įgyvendinant projektą ir užtikrinant atitinkamų projekto grupių efektyvumą. Toliau pateikiami pagrindiniai punktai, apibrėžiantys bet kurią struktūrą.

Darbo suskirstymo struktūra	Išteklių paskirstymo struktūra
o sugrupuoti darbą į kategorijas	o Grupuoti išteklius į kategorijas
o Padeda prižiūrėti projekto eigą	o Padeda prižiūrėti išteklių naudojimą
o Projektų grupės turi būti nepriklausomos	o Išteklių grupės gali priklausyti viena nuo kitos
o Pabrėžimas apie projekto tvarkaraštį	o Dėmesys išteklių paskirstymui